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8 Möglichkeiten zur Kostenminimierung und Maximierung des ROI bei Mitarbeiterreisen

Dieser Artikel ist eine Neuauflage des Beitrags von Wise Bread zum OPEN Forum von American Express – wo Kleinunternehmer Ratschläge von Experten erhalten und sich gegenseitig Tipps geben können.

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Egal, ob Sie einen zweiköpfigen Außendienst haben, der nur gelegentlich über Nacht unterwegs ist, oder eine Armee von Straßenkriegern unterhalten und eine eigene Reisekoordinationsabteilung haben, diese 8 Tipps helfen Ihnen, das Reisebudget Ihres Unternehmens optimal zu nutzen.

1. Kennen Sie die Bedürfnisse Ihrer Reisenden.

Mit Ihren Mitarbeitern über ihre Reisebedürfnisse zu sprechen, ist eine der besten Möglichkeiten, die Kosten niedrig zu halten. Dies beinhaltet nicht nur die Auswahl von Rauchen vs. Nichtraucher oder Gangplatz vs. Fenster, sondern fragen Sie Ihre Road Warriors: „Was brauchen Sie wirklich, um sich beim Reisen wohl zu fühlen?“ Sie werden vielleicht feststellen, dass bestimmte Mitarbeiter kein Kingsize-Bett mögen oder gerne einen Rote-Augen-Flug nehmen, damit sie früher nach Hause zu ihrer Familie zurückkehren können.

Bereiten Sie einen einfachen Reisefragebogen vor, den jeder Mitarbeiter ausfüllen muss. Fragen Sie sie nach ihren Prioritäten und halten Sie diese bei der Reiseplanung bereit. Zusätzlich zu den Standardfragen zu Flugsitzen, Bettengröße und Mietwagenpräferenzen sollten Sie detaillierte Präferenzen wie Essensauswahl, spezielle Gesundheits- oder Behindertenunterkünfte angeben und sogar, ob sie Zimmer im ersten oder 50 sicherer in Räumen abseits der Hauptebene).

Indem Sie jedem Mitarbeiter diese einfache Bedarfsanalyse geben, sparen Sie Geld für Dinge, die dem Mitarbeiter nicht wichtig waren, und maximieren gleichzeitig seinen Komfort (und seine Effizienz) während er nicht zu Hause ist.

2. Sparen Sie Ihre Ressourcen für den Fall, dass es darauf ankommt.

Bevor eine Reise gebucht wird, sprechen Sie mit Ihrem Team, ob die Reise wirklich notwendig ist. Meetings, die einfach per Telefonkonferenz oder Webinterface stattfinden können, sollten fast immer inhouse stattfinden. Google Voice und Skype sind kostengünstige Videokonferenzoptionen, die gut funktionieren.

Wenn die Reise jedoch das Potenzial hat, eine Vertragsunterzeichnung vor Ort oder einen anderen wichtigen Meilenstein zu erzielen, sollte die Investition getätigt werden. Es gibt keinen Ersatz für die Offenheit und Verbundenheit, die sich aus einem Drink oder einem schnellen Happen zu essen mit einem Möchtegern-Kunden ergeben.

Indem Sie nur auf die besten Chancen wetten, können Sie Ihr Team häufiger im eigenen Bett schlafen lassen.

3. Lassen Sie das Team wissen, was los ist.

Jeder spürt die Wirtschaft, und obwohl es akzeptabel sein kann, eine pauschale Ausrede zu geben „wir setzen Sie in den Trainer, weil wir Geld sparen müssen“, können Sie mit noch mehr Erklärungen in die Gunst Ihrer Mitarbeiter kommen .

Ihr Team muss sicher sein, dass sein Komfort und seine Sicherheit immer an erster Stelle stehen. Erklären Sie dem Team für jede Budgetkürzung, die Sie vornehmen, Ihre Gründe. Wenn bei den Hotelanbietern gewechselt wird, erklären Sie einem Erwachsenen, warum dies erfolgt und wie sich die Änderung positiv auf die Bezahlung und Leistungen auswirken kann.

Die Kürzungen in ein „teamorientiertes“ Licht zu setzen, wird den am stärksten von Kürzungen betroffenen Personen ein Gefühl der Einigkeit vermitteln. Wenn vom CEO auch erwartet wird, dass er Trainer fliegt, werden mittlere Manager es eher leicht schlucken. Denken Sie daran, dass dies fähige Erwachsene sind, die ausgesandt werden, um Ihre Marke und Ihre Mission zu repräsentieren, und keine Kinder, die ins Tageslager gebracht werden. Das Maß an Respekt, das Sie entgegenbringen, entspricht direkt einer höheren Arbeitsmoral, besseren Verkäufen und einer loyaleren Belegschaft.

4. Profitieren Sie von Firmenrabatten.

Wenn Sie noch keinen Gruppentarif für das von Ihnen am häufigsten genutzte Hotel oder die Mietwagenkette eingerichtet haben, ist dies die perfekte Gelegenheit, um einen Rabatt zu beantragen. Viele Unternehmen bieten Details auf ihrer Website an, aber ein einfacher Anruf bei ihrer Unternehmenszentrale kann Sie in die richtige Richtung führen. Die Rabatte können variieren, von einem kleinen Prozentsatz (5-10%) auf alle Ihre Buchungen bis hin zu einer kostenlosen Nacht- oder Tagesmiete nach einer bestimmten Anzahl von Käufen.

5. Nutzen Sie Kredit- und Kreditkartenprämien.

Und geben Sie Reiseprämien an die Mitarbeiter weiter. Haben Sie die Möglichkeit, mit Prämienpunkten einen Sitzplatz vom Reisebus in die Business Class zu aktualisieren? Tun Sie es und bringen Sie Ihren Straßenkrieger glücklicher ans Ziel. Es gibt auch Karten, die Ihnen Zugang zu Airline-Lounges oder Business-Lounges in Städten auf der ganzen Welt ermöglichen. Diese komfortablen Lounges bieten Ihrem Jetlag-Straßenkämpfer einen Arbeitsplatz und erfrischen sich auf der ganzen Welt. Außerdem bieten einige Karten exklusiven Zugang zu Veranstaltungen, unmögliche Restaurantreservierungen und Zugang zum Premium-Concierge-Service.

Nutzen Sie alle Prämien, die Sie haben, um Ihrem reisenden Mitarbeiter das Leben zu erleichtern (insbesondere bei Kürzungen in anderen Bereichen).

6. Planen Sie voraus.

Eine Reise kurzfristig zu stornieren ist nicht nur umständlich, sondern kann auch sehr teuer werden. Die Gebühren für die Änderung der Fluggesellschaft beginnen bei etwa 150 US-Dollar, und viele Hotels berechnen für Nächte, die innerhalb von 24 Stunden nach der Reservierung storniert werden. Wenn Sie feststellen, dass Stornierungen auch nur einen kleinen Teil Ihres Reisebudgets verschlingen, ist es möglicherweise an der Zeit, die häufigen Ursachen für diese Reiseprobleme neu zu bewerten und über die oben genannten Kommunikationsmethoden in den Griff zu bekommen.

7. Achten Sie auf Ihre Zeit.

Geld kann verloren gehen, wenn die Reisezeit nicht genau angegeben ist. Wird Ihr Verkaufsteam drei oder sechs Stunden weg sein? Können sie in dieser Nacht zurückkehren oder müssen sie bis zum nächsten Nachmittag bleiben? Kleine Entscheidungen können zu großen Kosten führen. Indem Sie herausfinden, wie viel Zeit die Reise wirklich in Anspruch nehmen muss, können Sie die Zeit außerhalb des Büros (und Geld aus der Tasche) reduzieren.

8. Gebühren zur Rechenschaft ziehen.

Geldautomaten- und Gepäckgebühren sind nur zwei Beispiele für Gebühren, an die viele Mitarbeiter nicht denken würden, wenn sie auf ihre Kosten fallen würden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Richtlinie darüber haben, was für Dienstreisen erstattet wird.

Wenn Sie bestimmte Elemente ausschließen möchten, helfen Sie Ihren Mitarbeitern, dies zu umgehen. Zum Beispiel, indem Sie Packtipps anbieten, Konferenzmaterialien im Voraus versenden lassen oder eine Liste mit Standorten für gebührenfreie Geldautomatendienste bereitstellen.

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