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Fünf einfache Schritte, um den Überblick über die Ausgaben für Selbstständige zu behalten

Foto: William Fish

Ich hatte bis zu fünf verschiedene Unternehmen gleichzeitig, die ich im Auge behalten musste, einschließlich der ordnungsgemäßen Abrechnung der Ausgaben für Steuerzwecke. Und dafür brauche ich nicht mehr als 5 Minuten pro Woche.

Ein großes Ärgernis für die meisten Menschen, die ich kenne, die selbstständig oder in Vertragspositionen (insbesondere in kreativen Bereichen) sind, ist die langweilige Notwendigkeit, Ausgaben und Belege für Steuerzwecke zu verfolgen.

Es gibt ein paar Methoden, die ich gesehen habe und die ein wenig zu wünschen übrig lassen:

Der Schuhkarton-Ansatz.

Dies beinhaltet in der Regel eine nächtliche oder wöchentliche Entleerung des Portemonnaies oder der Taschen in einen Schuhkarton mit der Aufschrift „Steuern“. Am Ende des Jahres passiert eines von zwei Dingen: Der Täter verbringt viele Tage damit, „seine Steuern einzureichen“. Tatsächlich geht es bei diesem Prozess weniger um die Steuervorbereitung selbst, sondern darum, Stapel von Quittungen zu sichten, alles mit Taschenrechnern abzurechnen und zu hoffen, dass alles zusammenpasst.

Die andere Möglichkeit für den Schuhkarton-Guru besteht darin, den ungepflegten Stapel Quittungen einfach zu seinem Buchhalter oder Buchhalter zu bringen und ihn dazu zu bringen, alles durchzugehen.

Ich sehe bei dieser Strategie zwei Probleme:

1: Die entmutigende Aufgabe, sich eine Auszeit zu nehmen, um Quittungen zu durchsuchen und Steuern vorzubereiten, macht es zu einer der langweiligsten und nervenaufreibendsten Aufgaben überhaupt. Folglich gibt es das ganze Jahr über weniger Motivation, die richtigen Belege aufzubewahren, da diese nur am Ende des Jahres gezählt werden müssen und weniger Einnahmen zu zählen bedeutet weniger Ärger mit dem Sie-weißt-schon-was zu kämpfen ist. Es bedeutet auch, dass weniger Steuergelder gespart werden.

2: Für diejenigen, die sich für die Buchhalteroption entscheiden, geben Sie mehr Geld aus, um jemand anderen zu bezahlen, um etwas zu tun, das leicht selbst verwaltet werden könnte. Für die sparsamen Unternehmer in uns ist es nicht immer eine kluge Ausgabe.

Der Day-Timer-Ansatz.

Sie kennen diese Spesenprotokolle, die oft mit den Referenzseiten für die meisten Tages- und Zeitpläne geliefert werden? Nun, ich habe nicht wirklich gesehen, dass jemand sie erfolgreich verwendet, aber sie kommen jedes Jahr heraus, also muss ich davon ausgehen, dass jemand diese Seiten verwendet und sie mag.

Mein Problem mit diesem Ansatz ist, dass es keine ordnungsgemäße Einreichung der Quittungen gibt, die für die eigentliche Steuervorbereitung erforderlich sind (was sogar den Daytimer-Benutzer in gewisser Weise auf den Schuhkarton-Ansatz verweist), und wenn es um die Steuerzeit geht die Spesenprotokolle müssen neu kategorisiert und nach den angefallenen Spesenarten von Hand gemischt werden.

Hier ist, was ich persönlich mit meinen Quittungen mache, und es scheint für mich ganz gut zu funktionieren und ist überhaupt nicht zeitaufwändig:

1: Wann immer mir eine Ausgabe anfällt, mache ich normalerweise stopfe die Quittung in meine Brieftasche bis ich nach Hause komme oder bis ich genug Quittungen in meiner Brieftasche habe, die mir einfallen, sie herauszunehmen. (Dies geschieht normalerweise etwa einmal pro Woche).

2: Sobald ich den Stapel Quittungen aus meiner Brieftasche gezogen habe, ist es an der Zeit, sie gleich an Ort und Stelle zu erledigen. ich Geben Sie die folgenden Informationen in eine Tabelle ein:

Datum

Verkäufer

Art der Ausgaben für steuerliche Zwecke (z. B.: Auto, Bürokosten, Werbung, Versicherung usw.)

Ausgegebener Geldbetrag

Zusätzliche Anmerkungen (z. B.: Das Abendessen, von dem ich behaupte, dass ich mit John Doe ausgegangen bin, um ABC-Geschäfte zu besprechen, oder dass die Autokosten speziell für Benzin oder Reparaturen gelten.)

3: Einmal eingegeben, ich lege die Quittungen weg. Ich habe einen Aktenordner, in dem alle Belege für das Jahr gespeichert sind, und ich schneide alle Belege nach Aufwand zusammen. In meinem Ordner befindet sich zum Beispiel ein „Auto“-Stapel, der mit einer Büroklammer zusammengehalten wird, an der ich meine Tankquittungen anhänge.

Auf diese Weise kann ich, falls ich jemals wieder auf die Originalbelege zurückgreifen muss, diese spezifische Quittung leicht in die Finger bekommen, da sie bereits nach Kategorie und auch ungefähr nach Datum abgelegt ist, da ich die Belege regelmäßig einreiche und archiviere.

Das wars für die tägliche oder wöchentliche Wartung. Nicht mehr als fünf Minuten pro Woche, sobald Sie in ein System einsteigen, das für Sie funktioniert, versprochen!

Wenn es um Steuerzeiten geht, gehe ich einige zusätzliche Schritte durch, um meinem Buchhalter die Arbeit zu erleichtern:

4: Da alle meine Belege im Tabellenformat protokolliert sind, muss ich jetzt nur noch Organisieren Sie die Tabelle. Mit Datensortierungen und -suchen erstelle ich für jede Art von Ausgaben eine Seite und drucke sie aus. Zum Beispiel listet meine Werbeseite alle Ausgaben auf, die mir für diese Kategorie entstanden sind, und zeigt Daten, Beträge und besondere Hinweise.

Dieser Prozess kann mühsam sein, insbesondere wenn Sie noch lernen, Ihre Ausgaben zu kategorisieren oder Tabellenkalkulationsinformationen zu manipulieren. Aber es wird jedes Jahr einfacher und einfacher, und auf dem Höhepunkt meines Geschäftswahns brauchte ich nur ein paar Stunden dafür.

5: Ich bringe alle gedruckten Tabellen (zusammen mit den Originalbelegen für den Fall, dass wir darauf verweisen müssen) zu meinem Buchhalter. ich sitze da mit meinem Buchhalter, während wir die Tabellen durchsehen. Wenn er oder sie der Meinung ist, dass eine bestimmte Ausgabe am besten in einem anderen Bereich geltend gemacht wird, können wir sie einfach von der Gesamtsumme auf diesem Blatt abziehen und zu einem anderen Blatt hinzufügen. Es ist eine großartige Lernerfahrung für mich, so dass ich im folgenden Jahr meine Einnahmen besser verwalten kann und ein besseres Verständnis dafür habe, wie man Steuern einreicht, um das Beste für mein ausgegebenes Geld zu erzielen.

Dieser Ansatz ist nicht nur einfach und hilft mir, eine gewisse Kontrolle über meine Finanzen zu behalten, sondern ich spare auch bei meinem Buchhalter Geld, da ich bereits viel Vorbereitungsarbeit geleistet habe. Er muss nur die Zahlen eingeben und mir sagen, wie viel Geld ich gespart habe!

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