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Outsourcing der Gehaltsabrechnung: Die Ins und Outs

Dieser Artikel ist eine Neuauflage des Beitrags von Wise Bread zum OPEN Forum von American Express – wo Kleinunternehmer Ratschläge von Experten erhalten und sich gegenseitig Tipps geben können.

Foto: jgroup

Je nach Gehaltsabrechnungszyklus Ihres Unternehmens nehmen Sie sich möglicherweise jede zweite Woche ein paar Stunden Zeit, um sich hinzusetzen und den gesamten Papierkram zu erledigen, der damit verbunden ist, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks erhalten. Dies kann einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Hilfe benötigen. Es gibt jedoch Alternativen: Die Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung an ein kostenpflichtiges Unternehmen kann sinnvoll sein und Ihrem Unternehmen sogar Verwaltungskosten einsparen.

Die Vorteile des Outsourcings

Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung auslagern, übergeben Sie nicht nur die Verantwortung dafür, dass die Schecks gekürzt werden. Die meisten Lohnabrechnungsdienste kümmern sich das ganze Jahr über um die Einzahlung und Einreichung von Lohnsteuern, stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter am Jahresende das entsprechende Steuerformular erhalten, helfen Ihnen, die Arbeitsgesetze einzuhalten und Löhne und Abzüge für Ihre Mitarbeiter zu berechnen. Denn ein Lohnunternehmen macht nicht nur eine Sache. Sie erleichtern Ihren Mitarbeitern die direkte Einzahlung ihrer Gehaltsschecks und bieten Ihnen Zugang zu bestimmten Vorteilen, wie z. B. 401(k)-Plänen. Einige Gehaltsabrechnungsunternehmen gehen sogar so weit, dass sie Beschäftigungsaufzeichnungen verwenden, um Sie an die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und andere wichtige Ereignisse zu erinnern.

Mary Crafts, die Gründerin von Culinary Crafts, stellte fest, dass die Zusammenarbeit mit A Plus Benefits zur Abwicklung ihrer Gehaltsabrechnung ihren Mitarbeitern Möglichkeiten bot, die sie alleine nicht hätte zusammenstellen können. Das Unternehmen kümmert sich nicht nur um Arbeitnehmerentschädigungsfragen für das Handwerk, sondern sie sagt:

Durch A Plus konnte ich meinen Mitarbeitern viel mehr Krankenversicherungen und bessere Tarife anbieten, als ich es alleine hätte finden können.

Ihre Gehaltsabrechnung bleibt natürlich unter Ihrer Kontrolle. Sie müssen Ausgangsschecks genehmigen und Berichte regelmäßig mit Ihrem Gehaltsabrechnungsdienstleister überprüfen. Aber der Genehmigungsprozess ist deutlich kürzer als die Zeit, die es braucht, um die Gehaltsabrechnung selbst vorzunehmen.

Suche nach einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma

Ann Siegle ist Partnerin von Tria Design & Marketing. Ihre Firma ist im zweiten Anlauf mit dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung:

Wir begannen vor etwa 12 Jahren mit dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung, als ich vier Mitarbeiter hatte. Als unsere Firma mit einer anderen fusionierte und wir zu einer anderen Struktur (Partnerschaft / assoziierte Partnerschaft) wechselten, haben wir aufgehört. Aber vor kurzem sind wir zurückgekehrt und haben über eine Google-Suche (Gehaltsabrechnung + unser Stadtname) nach einer neuen Firma gesucht.

Für Siegles Team war es besonders vorteilhaft, eine lokale Firma zu beauftragen. Obwohl Tria Design & Marketing zwei Mitarbeiter beschäftigt und ein kleines Unternehmen ist, hat die Lohnabrechnungsfirma den Prozess sehr einfach gemacht, sogar so weit, dass Siegle die meisten Details online abwickeln kann. Siegel sagt:

Wir fanden eine lokale Firma aus einer Nachbarstadt, die komplett Online-Dienste, aber persönlichen Service anbot. Der Besitzer kam zu unserem ersten Verlobungstreffen, das uns sehr gut gefallen hat. Wir benutzen sie jetzt seit etwa einem Jahr. Für die gesamte Gehaltsabrechnung brauche ich ungefähr zehn Minuten pro zweiwöchigem Zyklus, um Zeit für unsere Mitarbeiter und Prozesse einzugeben. Alles – die Gehaltsabrechnungen (direkte Einzahlung) und Berichte an uns – kann online abgewickelt werden. Wenn wir mehr Personal hätten, könnte es natürlich länger dauern, aber es ist immer noch viel schneller als die Bearbeitung dieser Aufgaben im eigenen Haus, insbesondere der Jahresabschlussberichte.

Crafts stellt auch fest, dass das Unternehmen ihr geholfen hat, Probleme zu vermeiden:

Ein Plus hat mich mehr als einmal gerettet, wenn ich etwas Dummes oder Falsches tun wollte. Sie kennen alle Gesetze und Vorschriften, die sich mit diesen Themen befassen, und verfolgen einen langfristigen, umfassenden Ansatz zur Verwaltung dieser Aspekte des Geschäfts. Ihr Ansatz hat mir Tausende und Abertausende von Dollar gespart.

Die Zusammenarbeit mit einem lokalen Unternehmen mag zwar gut passen, ist aber nicht die einzige Option. Es gibt zahlreiche Payroll-Outsourcing-Lösungen, die vollständig online oder regional betrieben werden. Wenn Sie mit einem CPA zusammenarbeiten, kann er oder sie möglicherweise eine gute Firma basierend auf Ihren Bedürfnissen empfehlen, aber Sie können auch online nach Unternehmen suchen, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Die Kosteneinsparungen

Für das Team von Siegle hat die Auslagerung der Gehaltsabrechnung einen erheblichen Unterschied bei den Verwaltungskosten bewirkt:

Als wir mit der Nutzung eines Online-Gehaltsabrechnungsdienstes begannen, berechneten wir nur die wöchentliche interne Vorbereitungsarbeit für die Gehaltsabrechnung mit 3 bis 6 Stunden pro Lohnlauf mit einem Partner und einem Buchhalter, die beide an der Einrichtung, Durchführung, Berichterstattung und Überprüfung der Gehaltsabrechnung beteiligt waren. Dies müsste zweimal im Monat erfolgen. Unser Online-Service dauert 10 Minuten und kostet uns durchschnittlich $60 pro Monat. Dies führt zu einer Kosteneinsparung von etwa 90 Prozent, ganz zu schweigen von einer enormen Aufwandseinsparung. In der Vergangenheit hatten wir bis zu fünf gleichzeitig auf der Gehaltsliste. Die Kosteneinsparungen für ein größeres Unternehmen wären noch größer, obwohl ich vermute, dass es einen Übergangspunkt gibt, an dem es finanziell sinnvoller wäre, jemanden im Haus zu haben, der diese Aufgabe übernimmt. Für kleinere Firmen wie unseres mit weniger als 10 Mitarbeitern lohnt es sich auf jeden Fall, die Gehaltsabrechnung auszulagern.

Den Ärger zu eliminieren kann mehr wert sein, als Sie vielleicht denken. Siegles Firma besteht ausschließlich aus Grafikdesignern, und obwohl sie sich wohl fühlen, ein Geschäft zu führen, sind sie einfach keine Buchhalter. Ein Experte, der sich um die Details kümmert, beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern stellt auch sicher, dass sich niemand bei Tria Design & Marketing Sorgen machen muss, dass er den Papierkram nicht perfekt erledigt.

Wenn Outsourcing keinen Sinn macht

Es gibt Situationen, in denen eine interne Gehaltsabrechnung sinnvoller ist. Die häufigste Situation ist, wenn Sie eine hohe Anzahl von Mitarbeitern haben: Die meisten Lohnunternehmen richten ihre Tarife nach der Anzahl Ihrer Mitarbeiter aus. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, können Ihre Kosten bei einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma ausreichen, so dass die Einstellung eines Buchhalters in Teilzeit praktischer wäre. Es gibt jedoch keine magische Zahl, um festzustellen, ob es billiger wäre, eine eigene Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die meisten Gehaltsabrechnungsfirmen unterbreiten Ihnen ein kostenloses Angebot, so dass Sie mit einer Vielzahl von Schätzungen (zusammen mit einigen Schätzungen von Buchhaltern) Ihre Optionen eingrenzen können.

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